Prozesse und Vorgehen während der Covid-19-Pandemie

Folgende Prozessabläufe sind vorübergehend aufgrund der Corona-Pandemie geändert. Unten finden Sie die zusammengefassten Infos über die betroffenen Prozesse.

Bei weiteren Fragen können Sie uns jederzeit via E-Mail (fgz@mw.tum.de) erreichen.

Prüfungen während der COVID-19-Pandemie an der TUM

Liebe Doktorand*innen,

wir möchten Sie auf die beiden Handreichungen zur Durchführung von (1.) mündlichen und (2.) schriftlichen Prüfungen während der CoViD-19-Pandemie aufmerksam machen. Diese steht ab sofort in der jeweils aktuellsten Version zum Download unter https://www.lehren.tum.de/downloads/#c7941 für Sie bereit.

Ihr FGZ MW

Eintragung in die Promotionsliste

Bitte schicken Sie uns alle nötigen Unterlagen für die Eintragung in die Promotionsliste ausschließlich per Post zu. Bitte stellen Sie sicher, dass die Unterlagen vollständig und korrekt ausgefüllt sind, sowie alle nötigen Unterschriften beinhalten, damit wir die Eintragung schnellstmöglich erledigen können.

Einzureichende Unterlagen sind:

  1. Antrag auf "Eintragung in die Promotionsliste", diesen füllen Sie auf DocGS aus. (Eine detaillierte Anleitung dazu finden Sie auf der Seite der TUM Graduate School);
  2. Betreuungsvereinbarungdie Sie zusammen mit dem/r Erstbetreuer*in ausfüllen und unterschreiben;
  3. Amtlich beglaubigte Kopie der Hochschulurkunde und des Hochschulzeugnisses (nur für ausländische Masterabschlüsse inkl. Transcript of records oder Diploma Supplement) oder die Übersetzung Ihres Hochschulzeugnisses durch einen vereidigten Übersetzer, falls die Hochschulzeugnisse nicht in deutscher oder englischer Sprache ausgestellt sind;
  4. Identifikationsdokument (Kopie des Reisepasses/Personalausweises mit geschwärzter Nummer);
  5. evtl. Exposé zum Dissertationsthema;
  6. Kurzfassung Ihrer Masterabschlussarbeit in deutscher oder englischer Sprache (nur wenn Ihr Masterabschluss an einer ausländischen Universität erworben wurde) - vergessen Sie bitte den Titel und Namen des Autors nicht;
  7. Lebenslauf mit Angaben zur bisherigen Ausbildung - Schulen, Studium usw., (nur wenn Ihr Masterabschluss an einer ausländischen Universität erworben wurde).

Die Infoveranstaltung "Start in die Promotion" wird ab Juli 2020 als Online-Veranstaltung stattfinden. Bitte melden Sie sich für den ausgewählten Termin via E-mail (fgz@mw.tum.de) an.

Bitte haben Sie Verständnis, dass die Eintragung in die Promotionsliste etwas länger als gewohnt dauern kann.

Für weitere Fragen können Sie uns gerne via E-Mail fgz@mw.tum.de erreichen.

Einreichung der Dissertation

  1. Elektronische Einreichung:
    Die Dissertation kann auch unter den gegebenen Umständen jederzeit bei DocGS elektronisch eingereicht werden. Unsere Bestätigung kann auch vom Homeoffice erfolgen, somit liegen hier keine Einschränkungen für Sie vor. Bei Rückfragen werden Sie via E-Mail kontaktiert.
     
  2. Einreichung Promotionsamt (Frau Reisenauer):

    Die Kolleg*innen aus dem Promotionsamt sind ab Juni wieder täglich im Büro, um die eingereichten Dissertationen zeitnah zu bearbeiten.

    Es wird jedoch kein Parteiverkehr stattfinden, daher ist eine persönliche Einreichung ausgeschlossen.

    Wir möchten Sie daher bitten, Ihre vollständigen Unterlagen bis auf weiteres per Post an das Promotionsamt zu schicken.

    Bitte verwenden Sie folgende Adresse:
    Technische Universität München
    TUM Center for Study and Teaching
    Zentrale Prüfungsangelegenheiten
    Promotionen / Frau Reisenauer
    Arcisstr. 21
    80333 München

    Gerne können Sie Ihre Unterlagen auch persönlich bei der Poststelle in der Arcisstraße 21, Raumnummer (0510) abgeben (Mo-Fr von 8:30-12:00 Uhr und 13:00-15:30 Uhr).

 

Wir bedanken uns für Ihr Verständnis.

Bei weiteren Fragen können Sie uns via E-mail (fgz@mw.tum.de) erreichen.

Internationalisierungsförderung

Folgende Informationen sind von der TUM GS Werbsite übernommen.

Gemäß den Empfehlungen des Robert Koch Institutes, den Reisehinweisen des Auswärtigen Amtes und den TUM Regelungen zum Umgang mit dem Coronavirus sind aktuell Reisen auf das Nötigste zu beschränken. Die TUM-GS bittet alle Promovierenden aktuell möglichst von Reisebuchungen abzusehen und abzuwarten, wie sich die weltweite Lage in den kommenden Wochen entwickelt.

Regelungen zur Kostenerstattung

Im Rahmen der TUM-GS Internationalisierungsförderung können bereits getätigte, belegbare Kosten i.d.R. in folgenden Fällen erstattet werden:

  1. Internationalisierungsmaßnahme liegt in einem vom Robert Koch Institut definierten Risikogebiet. In diesem Fall ist die Reise abzusagen. 
  2. Absage/Verschiebung der Konferenz, des Workshops, des Forschungsaufenthaltes etc. durch den Veranstalter. 
  3. Absage/Verschiebung der Internationalisierungsmaßnahme aufgrund von häuslicher Quarantäne, Betreuung von Familienangehörigen (z.B. Kita- & Schulschließung), verschärfter Einreise-/Ausreisebedingungen o.Ä.
  4. Verbot von Dienst-/Fortbildungsreisen durch die promotionsführende Einrichtung o.Ä.

Für eine Kostenerstattung sind folgende Unterlagen postalisch/per Hauspost bei der TUM-GS Geschäftsstelle einzureichen

  • ausgefüllter, von allen Parteien unterschriebener Internationalisierungsantrag (zu generieren aus DocGS)
  • ausgefüllte International Funding Table 
  • entsprechende Zahlungsnachweise, Rechnungen und Belege
  • entsprechende Nachweise über Absage der Veranstaltung (z.B. Email des Veranstalters) bzw. formlose Begründung über den Nichtantritt der Maßnahme
  • formlose Bestätigung des Mitglieds, dass er/sie sich rechtzeitig um eine mögliche Rückerstattung bereits gezahlter Beträge gekümmert hat und entsprechende Erstattungen beim Antrag auf Kostenerstattung bei der TUM-GS wahrheitsgemäß angegeben hat, sowie 
  • sonstige, für den Antrag relevante Unterlagen

Bitten beachten Sie, dass es zurzeit aufgrund des eingeschränkten Universitätsbetriebes zu Verzögerungen bei der Kostenerstattung kommt. Wir werden uns bemühen, Kostenerstattungen so schnell wie möglich zu bearbeiten, bitten allerdings darum, von Anfragen zu Erstattungsdauer und Eingang von Unterlagen abzusehen.   

HINWEIS:
Es wird darauf hingewiesen, dass zwar die Kosten erstattet werden können, diese Erstattung allerdings auf die Internationalisierungsförderung angerechnet werden. Die maximale (noch) mögliche Förderhöhe ist zu beachten. Wir bitten daher betroffene Promovierende, sich vorrangig um eine (anteilige) Kostenerstattung durch Ihren Lehrstuhl/Forschungsgruppe zu bemühen. 

ACHTUNG:

  • I.d.R. können keine Kosten erstattet werden, wenn Promovierende Reisen in Länder/Gebiete aus Angst vor einer Ansteckung absagen, die nicht in einem vom Robert Koch Institut definiertem Risikogebiet liegen.
  • Im Falle von nicht zwingend erforderlichen Reisebuchungen behält sich die TUM-GS vor, eine Kostenerstattung inkl. Übernahme von Stornokosten abzulehnen. 

Die TUM-GS bemüht sich um Lösungen für Härtefälle. Betroffenen Promovierende melden sich bitte bei Ihrem Graduiertenzentrum.  

Für Rückfagen kontaktieren Sie bitte Ihr Graduiertenzentrum unter fgz@mw.tum.de oder die TUM-GS Geschäftsstelle unter international@gs.tum.de.

Virtuelles Rigorosum

Begründet durch die aktuelle Situation können Promotionsprüfungen komplett virtuell abgehalten werden. Dies bedeutet, dass der/die Vorsitzende, alle Prüfer*innen und der/die zu prüfende Promovierende virtuell an der Prüfung teilnehmen können.

Ihnen sollte aber auch bewusst sein, dass Ihre Prüfung auch zu einem späteren Zeitpunkt stattfinden kann. Wenn Sie warten wollen, bis eine reguläre Prüfung in Präsenzform möglich ist, ist dies vorrangig.

Wenn das Rigorosum als virtuelle Prüfung durchgeführt werden soll, bestätigen alle Beteiligten, auch Sie als Promovend*in, schriftlich, dass Sie mit einer virtuellen Prüfung einverstanden sind. In dieser Bestätigung ist auf die aktuelle Situation als Begründung für die Durchführung einer virtuellen Prüfung hinzuweisen.

Über den genauen Ablauf der Prüfung wird Sie gerne Ihr/e Betreuer*in weiter informieren.

Für weiteren Fragen können Sie uns gerne via E-mail fgz@mw.tum.de erreichen.

Häufige Fragen & Antworten

Fachliche und überfachliche Qualifikationen

Fachliche Veranstaltungen können fachspezifische oder fachnahe Seminare, Kolloquien, Spezialvorlesungen, Sommer-/Winterschulen etc. sein. Als überfachliche Seminare können Schlüsselkompetenzen oder Softskill-Kurse verstanden werden.

Anmeldung zum Kick-Off Seminar

Sobald die formale Prüfung erfolgt ist, sind Sie vorläufiges Mitglied und können sich für die Kick-Off Seminare anmelden. Die Anmeldung wird in der Regel 8 Wochen vorher auf DocGS geöffnet.

Immatrikulationsmöglichkeit

Nach erfolgreicher Eintragung in die Promotionsliste können sie sich immatrikulieren. Folgen Sie für weitere Informationen diesem Link: https://www.gs.tum.de/de/promovierende/administratives/immatrikulation

Einreichung einer Teilnahmebestätigung

Wenn Sie automatisches Mitglied sind, haben Sie auf DocGS einen Account. Dort können Sie Ihre Dokumente hochladen. Sollten Sie freiwilliges Mitglied sein, sammeln Sie bitte Ihre Teilnahmebestätigungen bis zur Einreichung der Dissertation.

Bestätigung der freiwilligen Mitgliedschaft an der TUM GS

  • Bitte senden Sie eine Anfrage frühzeitig an fgz@mw.tum.de, mit der Bitte um Erstellung des Transcript of Records.
  • Sie erhalten anschließend eine Anleitung und Excel-Liste für die Erstellung des Transcripts of Records.
  • Bitte schicken Sie die Liste ausgefüllt mit den Scans der Teilnahmebestätigungen an uns zurück.
  • Sobald alles in Ordnung ist, bekommen Sie die Bestätigung, dass Sie die Liste zur Unterschrift an Ihre/n Betreuer*in weiterleiten können (der gesamte Vorgang kann 1-2 Wochen dauern).
  • Dann reichen Sie Ihre Dissertation auf DocGS ein.
  • Anschließend können wir Ihre Mitgliedschaft und Ihre Eintragung in die Promotionslisteauf DocGS bestätigen.
  • Ist das geschehen, bekommen Sie eine Bestätigungsmail und Sie können einen Termin mit dem Promotionsamt vereinbaren.
  • Sollten Sie von Ihrer freiwilligen Mitgliedschaft zurücktreten wollen, schicken Sie bitte eine E-Mail an fgz@mw.tum.de.

Elektronische Einreichung der Dissertation für freiwillige Mitglieder

  • Ihr Benutzerkonto ist bereits hinterlegt
  • Bitte melden Sie sich mit Ihrer E-Mail Adresse an und klicken auf „neues Passwort anfordern“
  • Vervollständigen Sie Ihre Profildaten
  • Die Funktion „Einreichung der Dissertation“ ist nun möglich
  • Laden Sie die erforderliche Unterlagen hoch und geben Sie Infos über Ihre Dissertation und Promotion ein
  • Dann klicken Sie auf „Einreichen“
  • Achtung: Bitte erstellen Sie sich kein neues Benutzerprofil, da Ihre Daten bereits hinterlegt wurden

Bestätigung über die Eintragung in die Promotionsliste

Sollten Sie freiwilliges Mitglied sein, können Sie unter fgz@mw.tum.de Ihre Bestätigung einholen. Automatische Mitglieder erhalten Ihre Bestätigung auf DocGS und können diese jederzeit runterladen.

Vorgehen bei einem Betreuerwechsel

Bitte nehmen Sie in einem formlosen Brief Stellung über den Betreuerwechsel und lassen den Brief sowohl vom vorherigen als auch von dem/der neue/n Betreuer*in unterschreiben.

Zusätzlich laden Sie bitte Ihre Betruungsvereinbarung von DocGS herunter. Aktualisieren Sie diese und lassen Sie von Ihre/r neuen Betreuer*in unterschreiben. 

Den Brief und die aktualisierte Betreuungsvereinbarung leiten Sie bitte an fgz@mw.tum.de weiter.

Vorgehen bei einem Promotionsabbruch

Sollten Sie sich entschließen Ihre Promotion abzubrechen, benötigen wir von Ihnen die unterschriebene Austrittserklärung im Original.

Anschließend werden Sie von der Promotionsliste ausgetragen.

Wechsel der Mitgliedschaft eines Graduiertenzentrums

Möchten Sie das Graduiertenzentrum wechseln, bitten wir Sie sich mit dem FGZ MW und dem neuen Graduiertenzentrum in Verbindung zu setzen. Weitere Schritte werden von den Graduiertenzentren untereinander koordiniert.

Wechsel der promotionsführenden Einrichtung

Haben Sie einen neuen Betreuer an einer anderen Fakultät gefunden und möchten die promotionsführende Einrichtung (Fakultät) wechseln, stellen Sie bitte einen formlosen Antrag an das FGZ MW. Der Antrag muss von der/dem bisherigen und der/dem zukünftigen Betreuer*in unterschrieben werden.

Die weitere Koordination erfolgt über die Graduiertenzentren.

Bekanntgabe einer Namensänderung

Haben Sie Ihren Namen geändert, schicken Sie bitte einen Scan der Namensänderung sowie die geänderte E-Mail Adresse an das fgz@mw.tum.de

Wir lassen das auf DocGS ändern. Eine Änderung auf TUMonline genügt nicht.